Порядок представления отчетности по договорам на выполнение НИОКР в системе «Фонд-М» и на бумажном носителе


 



Состав отчетной документации

 1. Промежуточный научно-технический отчёт соответствующего этапа.
  При сдаче научно-технических отчетов по промежуточным этапам работ обращается внимание на следующее:
- отчетность по НИОКР оформляется в соответствии с ГОСТ 7.32-2001
- на бумажном носителе предоставляются подписанный руководителем титульный лист и реферат отчета, распечатанные из системы «Фонд-М» (титульный лист и реферат формируются автоматически после нажатия кнопки "Выгрузка файлов"). Присылать в фонд необходимо именно в таком виде, ничего не изменяя, с подписями и печатями, со штрих кодом в конце реферата. На титульном листе научно-технического отчета должен быть регистрационный номер из Регистрационной карты НИОКР, инвентарный номер (ваш внутренний номер документа), также указан УДК - индекс Универсальной десятичной классификации);

- отчет, приложенный в системе «Фонд-М», должен полно, достоверно и ясно описывать работы, выполненные на данном этапе;
- соответствие представленной в отчете информации этапу календарного плана (название глав основной части должны соответствовать названию работ из этапа календарного плана);
- если в процессе выполнения этапа присутствуют визуальные итоги (конструкторская, технологическая документация, опытные образцы, макеты, программное обеспечение, разработанный интерфейс, отчетные формы) - в системе «Фонд-М» в виде приложений к отчету должны быть представлены основные документы, дающие представление об объеме выполненной работы в виде фотографий, рисунков и т. д. в графическом виде, в формате JPG или PDF;
- в случае проведения на данном этапе испытаний разработанной продукции, должны быть представлены подписанные протокол и акт испытаний;
В случае необходимости (несоответствия представленной в отчете информации этапу календарного плана, сомнения в достоверности представленной в отчете информации и т. п.), куратор может обратиться в отдел экспертизы и мониторинга о направлении промежуточного научно-технического отчета на экспертизу.

2. Финансовый отчет о затратах, произведенных в ходе выполнения работ этапа №…, по утвержденной Фондом форме, с приложениями, и финансовый отчет о расходовании внебюджетных средств по утвержденной Фондом форме, если вложение внебюджетных средств предусмотрено программой поддержки предприятий.   При подготовке и предоставлении финансового отчета следует руководствоваться Рекомендациями по подготовке финансовых отчетов исполнителями по договорам на выполнение НИОКР между Фондом и МИП и Порядком предоставления финансовой отчетности.  

3. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 12 апреля 2013 г. № 327 «О единой государственной информационной системе учета научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения» грантополучатель обязан в течение 30-ти дней с даты заключения договора зарегистрировать  свою работу на сайте www.rosrid.ru (Инструкция по работе на сайте ЦИТИС) , заполнив Регистрационную карту научно-исследовательской, опытно-конструкторской и технологической работы (далее - РК). Регламент работы с РК
После присвоения регистрационного номера грантополучатель распечатывает РК, заверяет ее подписью руководителя и печатью предприятия и предоставляет ее в Фонд на бумажном носителе и в виде отсканированной копии в автоматизированной системе «Фонд-М». Шаблон формы РК для грантов с пояснениями по заполнению приведена в системе «Фонд-М» в разделе «Отчетность» в подразделе «Регистрационная карта НИОКР». РК, зарегистрированная исполнителем в ЦИТИС, должна быть представлена исполнителем договора не позднее сроков выполнения 1 этапа календарного плана.

4. Показатели реализации инновационного проекта по прилагаемой форме.
При заполнении показателей реализации инновационного проекта обращается внимание на следующее:
- правильность заполнения фактических данных, финансовые показатели должны быть указаны в рублях, а не в тысячах или миллионах рублей;
- должны быть представлены все данные о фактическом выполнении плановых показателей реализации проекта;
- данные в системе «Фонд-М» и на бумажном носителе должны предоставляться исполнителями договоров ежегодно, не позднее 31 января следующего за отчетным года.
Исполнители договоров обязаны предоставлять необходимую документацию, подтверждающую указанные данные, при мониторинге финансово-производственной деятельности МИП или по требованию сотрудников Фонда. Для подтверждения данных исполнителем должны быть предоставлены следующие документы:
а) бухгалтерские баланс (форма №1) и отчеты о прибылях и убытках (форма №2) с отметкой налогового органа или подтверждение о сдачи отчётности в электронном виде;
б) документ о среднесписочной численности работников (форма сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год) с отметкой налогового органа или подтверждение о сдачи отчётности в электронном виде.  

в) другие документы, подтверждающие значение фактических показателей
В случае невыполнения плановых показателей реализации инновационного проекта или падения годовых показателей по выручке и среднесписочной численности сотрудников более чем на 20%, исполнители договоров должны предоставить объяснения в письменной форме о причинах невыполнения плановых показателей или падения темпов развития предприятия, а также указать конкретные перспективы и сроки выхода на запланированные показатели. Данный документ предоставляется руководству Фонда для принятия решения о целесообразности дальнейшего финансирования проекта.

5. Акт о выполнении этапа НИОКР. В акте, в кратком описании выполненных работ, указываются только те работы, которые являются задачами данного этапа, глаголы указываются в прошедшем времени
Подготовка исполнителями отчетных документов по промежуточным этапам выполнения проектов и проверка их Фондом происходит в автоматизированной системе «Фонд-М».
После окончания выполнения НИОКР Исполнитель представляет заключительную отчетность по договору в соответствии с календарным планом:


I. Научно-техническая часть:


1. Заключительный Научно-технический отчет.
   При сдаче научно-технических отчетов по заключительному этапу работ обращается внимание на следующее:
- отчетность по НИОКР оформляется в соответствии с ГОСТ 7.32-2001
- на бумажном носителе предоставляются подписанный руководителем титульный лист и реферат отчета, распечатанные из системы «Фонд-М» (титульный лист и реферат формируются автоматически после нажатия кнопки "Выгрузка файлов"), а также лист со списком исполнителей с их подписями. Присылать в фонд необходимо именно в таком виде, ничего не изменяя, с подписями и печатями, со штрих кодом в конце реферата. На титульном листе научно-технического отчета должен быть регистрационный номер из Регистрационной карты НИОКР, инвентарный номер (ваш внутренний номер документа), также указан УДК - индекс Универсальной десятичной классификации);
- отчет должен полно, достоверно и ясно описывать работы, в результате выполнения НИОКР, отражать всю проделанную работу за все этапы календарного плана, а не только последнего этапа;
- если в процессе выполнения работ присутствуют визуальные итоги (конструкторская, технологическая документация, опытные образцы, макеты, программное обеспечение, разработанный интерфейс, отчетные формы) - в системе «Фонд-М» в виде приложений к отчету должны быть представлены основные документы, дающие представление об объеме выполненной работы в виде фотографий, рисунков и т. д. в графическом виде, в формате JPG или PDF;
- в случае проведения испытаний разработанной продукции должны быть представлены подписанные протокол и акт испытаний;
- должна быть страница со списком исполнителей работ и их подписями.
При приемке заключительных отчетов по договору, куратор сообщает об их поступлении в отдел экспертизы и организации, осуществляющей мониторинг для проведения экспертизы и мониторинга отчетности.
2. Во исполнение пункта 4 постановления Правительства Российской Федерации от 12 апреля 2013 г. N 327 "О единой государственной информационной системе учета научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ гражданского назначения" Исполнитель обязан заполнить Формы направления сведений о НИОКР в целях их учета в ЕГИСУ НИОКР на сайте ЦИТиС  www.rosrid.ru
2.1. Информационная карта реферативно-библиографических сведений (далее - ИКРБС). Заполнение и направление ИКРБС производится Исполнителем вместе с отчетом о НИОКР (или ее этапа) в 30-дневный срок с даты окончания и приемки зарегистрированной НИОКР (или ее этапа). Регламент работы с ИКРБС.
После присвоения регистрационного номера грантополучатель распечатывает ИКБРС, заверяет ее подписью руководителя и печатью предприятия и предоставляет ее в Фонд при сдаче отчетности за заключительный этап выполнения работ на бумажном носителе и в виде отсканированной копии в автоматизированной системе «Фонд-М».
Зарегистрированная ИКРБС (со штампом ЦИТИС) сканируется и подгружается в автоматизированную информационную систему «Фонд-М» в раздел «Дополнительные документы», а также, присылается в Фонд на бумажном носителе с подписями и печатями фирмы.


2.2. Информационная карта результата интеллектуальной деятельности (далее - ИКР). Заполнение и направление ИКР в ФГАНУ ЦИТиС производится Исполнителем в 15-дневный срок с даты получения из Федеральной службы по интеллектуальной собственности (далее - Роспатент) зарегистрированной заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец, селекционное достижение, заявки на государственную регистрацию базы данных, топологии интегральных микросхем, программы для электронно-вычислительных машин, патента или свидетельства, выданного Роспатентом. Регламент работы с ИКР.

Зарегистрированная ИКР (со штампом ЦИТиС) и заявка сканируются и подгружаются в автоматизированную информационную систему «Фонд-М» в раздел «Дополнительные документы», а также, присылаются в Фонд на бумажном носителе с подписями и печатями фирмы.

2.3. Информационная карта сведений о состоянии правовой охраны результата интеллектуальной деятельности (далее - ИКСПО). Заполнение и направление ИКСПО в ЦИТиС производится Исполнителем в 15-дневный срок с даты получения им патента/свидетельства о государственной регистрации или отказа в регистрации РИД. Регламент работы с ИКСПО.
Зарегистрированная ИКСПО (со штампом ЦИТиС) и полученные патент/свидетельство сканируются и подгружаются в автоматизированную информационную систему «Фонд-М» в раздел «Дополнительные документы», а также, присылаются в Фонд на бумажном носителе с подписями и печатями фирмы.

2.4. Информационная карта сведений об использовании результата интеллектуальной деятельности (далее - ИКСИ). Заполнение и направление ИКСИ в ЦИТиС производится Исполнителем в 15-дневный срок с даты начала использования Исполнителем зарегистрированного результата в производстве. Регламент работы с ИКСИ.
Зарегистрированная ИКСИ (со штампом ЦИТиС) сканируется и подгружается в автоматизированную информационную систему «ФОНД» в раздел «Дополнительные документы», а также, присылается в Фонд на бумажном носителе с подписями и печатями фирмы.
Инструкции по регистрации в системе ЦИТиС размещены на сайте www.rosrid.ru.
В соответствии с утвержденными правилами заполнения вышеуказанных форм, Заказчик (Фонд) «визирует» (подтверждает соответствие условиям контракта) в системе ЦИТиС следующие формы: ИКР, ИКСПО, ИКСИ.
По вопросам, касающимся визирования форм (ИКР, ИКСПО, ИКСИ), просьба обращаться по адресу: shashkin@fasie.ru

3. Показатели реализации инновационного проекта по прилагаемой форме
При сдаче заключительной отчетности по договорам исполнители в разделе «Отчетность» системы «Фонд-М» должны приложить сканированные копии документов в формате PDF «Показатели реализации инновационного проекта», сформированные из раздела «Таблица показателей МИП». Документ должен быть подписан руководителем, заверен печатью предприятия.

    

II. Финансовая часть:

1. Отчет о затратах, произведенных по договору гранта в соответствии с утвержденной сметой затрат и из внебюджетных средств, по последнему этапу договора.
2. В случае несоответствия фактических затрат утвержденной ранее смете или несоответствия срока выполнения работ утвержденному ранее календарному плану необходимо:  

письмо от предприятия о корректировке приложений к контракту (смета, календарный план) с указанием причин изменений;
откорректированная смета с расшифровками статей затрат по фактическим затратам;
откорректированный календарный план по фактическим срокам выполнения работ.

Рекомендации по составлению сметы


III. Организационная часть:

Акт о выполнении этапа НИОКР
Отчет о целевом использовании гранта (заключительный)
При  невозможности или нецелесообразности продолжения работ исполнителям договора необходимо своевременно обратиться об этом с письмом на имя генерального директора Фонда.
Подготовка документов для заключения контрактов и предоставления отчетности проводится в  автоматизированной системе «Фонд-М» сети Интернет по адресу http://online.fasie.ru/.

Порядок предоставления и проверки отчетности


После корректного заполнения в системе всех необходимых полей с запрашиваемыми данными и подготовки всех документов, в форме работы с соответствующим отчётом становится активна кнопка «Подать», с помощью, которой исполнители подтверждают факт отправки почтой полного комплекта отчетных документов по этапу НИОКР на бумажном носителе в Фонд (возможна так же непосредственная доставка пакета документов в Фонд.

По программам «Развитие», «Интернационализация», «Кооперация», Коммерциализация» организация-монитор проверяет отчетные документы на соответствие выполнения показателей, целевому использованию бюджетных средств и соответствию выполнения работ в рамках технического задания, календарного плана и смет затрат на выполнение проекта. Кураторы данных программам осуществляют прием отчетности после того, как отчётные документы откорректированы по замечаниям организации-монитора (при необходимости) и в электронной системе Фонд-М согласованы организацией-монитором. После получения и регистрации документов на бумажном носителе производится проверка данных по отчету в системе «Фонд-М» и в присланных документах.

Отчет на бумажном носителе представляется с сопроводительным письмом на бланке Фирмы за подписью руководителя предприятия. В тексте сопроводительного письма указывается, по какому договору (номер и дата) и за какой период (этап календарного плана) представляется отчет и контактные телефоны исполнителя. В приложении приводится перечень представляемых отчетных материалов (научно-технический отчет, финансовый отчет, акт сдачи-приемки НИОКР, и т.п.).

Весь материал по финансовому и научно-техническому отчетам должен быть представлен в соответствии с пунктами, сформированными в системе «Фонд-М».

Отчет считается принятым после устранения исполнителями всех замечаний сотрудников Фонда и досылки исправленных документов (в случае необходимости), и получения отчётом в системе «Фонд-М» статуса «Принят».

В случае отклонения отчёта сотрудник Фонда вносит комментарий о причине отклонения. После этого исполнитель должен внести исправления в данные в системе «Фонд-М» и в бумажных документах и заново отправить их почтой в Фонд, удостоверив в системе «Фонд-М» факт их отправки, как было указано выше.

Даты на Актах сдачи-приемки работ по выполненному этапу НИОКР проставляются при их подписании и регистрации сотрудниками Фонда.



В случае необходимости внесения изменений в договор, организация-исполнитель заключает с Фондом дополнительное соглашение к договору на основе предоставленного в Фонд письма с объяснением причин изменения. Официальное письмо и дополнительное соглашение с необходимыми приложениями направляются в Фонд на бумажном носителе в двух экземплярах. 

Данное письмо в случае необходимости согласовывается с отделом финансирования проектов и передается на рассмотрение руководству Фонда, после принятия руководством Фонда решения сотрудники отдела сопровождения или финансирования проектов открывают доступ для внесения изменений в систему «Фонд-М».
 
Виды дополнительных соглашений:


1. В связи с изменением реквизитов Грантополучателя (скачать).
2. В связи с изменением календарного плана выполнения НИОКР (скачать).
3. В связи с изменением сметы расходов средств гранта на выполнение НИОКР (скачать).
4. В связи с изменением наименования грантополучателя (скачать).
5. В связи с изменением срока плана выполнения НИОКР (скачать).

Официальное письмо и дополнительное соглашение с необходимыми приложениями направляются в Фонд на бумажном носителе в двух экземплярах.